KvK-inschrijving voor je webshop: wanneer en hoe regel je het?

Wanneer moet je je webshop inschrijven bij de KvK?

Volgens de KvK moet je je onderneming meestal inschrijven in het Handelsregister als je een bedrijf of organisatie start.

Je webshop schrijf je in bij de KvK, in het Handelsregister.

Voor een webshop hanteren KvK en de Belastingdienst voorwaarden zoals winstgevendheid, zelfstandigheid en het aantal klanten. De KvK toetst of je je moet inschrijven in het Handelsregister. De Belastingdienst beoordeelt of je als btw-ondernemer in de administratie wordt opgenomen.

Voor een webshop schrijf je je in zodra je aan de drie ondernemerscriteria voldoet. Die criteria zijn: je levert zelfstandig producten of diensten, of bereidt je daarop voor, bijvoorbeeld doordat je al materialen hebt ingekocht. Je vraagt een prijs of tarief waarmee je geld verdient, dus geen hobby die alleen maar geld kost. Je levert regelmatig aan anderen dan alleen familie of vrienden.

Voldoe je aan alle drie, dan schrijf je je als ondernemer in bij de KvK. De inschrijving is dus verplicht zodra de drie criteria samenvallen. Voor een webshop betekent dat: je hoeft niet te wachten tot je eerste verkoop als je je al op levering voorbereidt.

De KvK noemt als voorbeeld iemand die geld verdient via een online platform. Of je je moet inschrijven, beoordeel je aan de hand van de drie ondernemerscriteria.

Ook voorbereiding kan al tellen. Heb je bijvoorbeeld materialen ingekocht om producten te maken of te verkopen, dan kun je je al moeten inschrijven.

Op 1 januari 2025 stonden er 110.529 webshops in het KvK Handelsregister. Dat cijfer zegt niets over jouw inschrijfplicht; die hangt alleen af van de drie criteria.

Je kunt maximaal één eenmanszaak inschrijven; die mag wel meerdere handelsnamen en activiteiten hebben. Kort gezegd: je webshop is verplicht zodra je zelfstandig levert of je daarop voorbereidt, een verdienprijs of tarief vraagt en regelmatig aan anderen dan familie of vrienden levert. Lever je alleen aan familie of vrienden, dan voldoet je webshop niet aan het criterium van regelmatige levering aan anderen.

Hobby of bedrijf: twijfelgevallen bij een webshop

Twijfel je over een van de drie criteria? De KvK heeft vier hulpvragen om je situatie in te schatten.

Vraagt een opdrachtgever om een KvK-nummer of verdien je geld met je hobby? Dan is dat een signaal om de ondernemerscriteria te checken.

De vier hulpvragen, elk met ja of nee te beantwoorden: 1) Steek je tijd of geld in de start van je bedrijf of neem je personeel in dienst? 2) Werk je regelmatig en voor langere tijd in je bedrijf? 3) Heb je meerdere klanten of opdrachtgevers of zoek je actief? 4) Bepaal je zelf hoe, waar en wanneer je werkt? Zo maak je de afweging concreet.

Zijn alle vier antwoorden ja, schrijf je je in bij de KvK. Antwoord je een of meer vragen met nee of blijf je twijfelen, bekijk dan de voorbeelden op de KvK-site of bespreek je situatie met het KvK Adviesteam via 088 585 22 22. Chatten kan ook.

Op de KvK-site staan voorbeelden, waaronder Jeroen die een webshop opent. Voldoe je niet aan de ondernemerscriteria, dan schrijf je je niet in bij de KvK.

Rond je startdatum: wanneer precies inschrijven?

Je startdatum is het moment waarop je bedrijfsactiviteiten beginnen. Inschrijven in het Handelsregister kan vanaf een week vóór die datum tot een week erna.

Plan je afspraak op tijd. Je kunt maximaal acht weken vooruit plannen; het kan druk zijn bij KvK-kantoren, waardoor je niet altijd binnen een week terechtkunt.

Die acht weken gaan over het plannen van de afspraak, niet over de inschrijvingsdatum zelf. De inschrijving blijft gekoppeld aan je startdatum: kies daarom een afspraakmoment binnen een week voor of een week na die datum.

Je kiest zelf datum, tijdstip en locatie. Je ontvangt een bevestiging per e-mail, die je goed bewaart.

Zo bereid je de KvK-inschrijving voor

Voor een eenmanszaak bereid je de inschrijving online voor via KvK.nl. Log in met DigiD, vul het formulier volledig in en controleer daarna het overzicht met je gegevens.

Ga naar kvk.nl/inschrijven en kies de situatie 'Eenmanszaak'. Via Mijn KVK kun je een eenmanszaak ook online inschrijven.

Heb je alles ingevuld, maak dan online een afspraak op een KvK-kantoor naar keuze om de inschrijving definitief te maken. Op de pagina 'Inschrijven en afspraak maken' kies je de route die bij je situatie past.

Plan je afspraak op tijd; het kan soms druk zijn, waardoor je niet altijd binnen een week terecht kunt. Controleer je gegevens dubbel voordat je naar het KvK-kantoor gaat, zodat de inschrijving niet vertraagt.

Voor een eenmanszaak hoef je niet naar de notaris; het kan wel. Op KvK.nl staat wat een geldig identiteitsbewijs is.

Neem op de afspraak een geldig identiteitsbewijs mee; wijkt je bezoekadres af, neem dan bewijs mee dat je dat adres mag gebruiken. Maak de inschrijving definitief en vraag direct een Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aan.

Kies je rechtsvorm en verzamel je documenten

Als startende ondernemer kies je een rechtsvorm. Wie alleen start, kiest vaak tussen een eenmanszaak en een bv.

Bij die keuze spelen fiscaliteit, het uitsluiten van persoonlijke risico's, overdracht van de onderneming en uitstraling een rol. Met de beslistool van de KvK kies je een rechtsvorm die bij je situatie past.

Voor een bedrijf, vereniging, stichting of vve kies je op de pagina 'Inschrijven en afspraak maken' eerst de rechtsvorm. Daar lees je per vorm hoe de inschrijving werkt.

Wijk je bezoekadres af van je woonadres, neem dan bewijs mee dat je dat adres mag gebruiken. Dat kan een kopie zijn van het door beide partijen getekende huur-, koop-, service- of pachtcontract, bewijs dat jij eigenaar bent van het pand, of een toestemmingsverklaring.

Die laatste geldt alleen als het om een woning gaat en de eigenaar of bewoner de verklaring ondertekent. Het woonadres dat je opgeeft, moet gelijk zijn aan het adres waarop je bij de gemeente staat ingeschreven: het Handelsregister is verbonden met de Basisregistratie Personen. Word je franchisenemer, neem dan ook je getekende franchiseovereenkomst mee.

Bewijs van inschrijving en de KvK-tarieven

Op de KvK-pagina Inschrijven vind je het onderdeel Inschrijfvergoeding. Voor de inschrijving van een eenmanszaak geldt een inschrijfvergoeding.

Kies je een bv, dan is de KvK-inschrijfvergoeding €85,15 exclusief btw per bv. Een digitaal uittreksel (PDF) kost €9,25; een papieren versie met stempel kost €18,55.

Als bewijs van inschrijving vraag je direct een Uittreksel Handelsregister Kamer van Koophandel® aan. Opdrachtgevers, platforms en leveranciers kunnen daarmee je KvK-nummer controleren.

KvK en de Belastingdienst: wat gebeurt er automatisch?

Schrijf je je in als ondernemer, dan geeft de KvK je gegevens door aan de Belastingdienst. Je hoeft je onderneming dus niet apart bij de Belastingdienst aan te melden.

Neemt de Belastingdienst je als btw-ondernemer op in de administratie, dan ontvang je binnen twee weken na de startdatum van je bedrijf je omzetbelastingnummer en je btw-identificatienummer (btw-id). Je vindt die nummers ook op Mijn Belastingdienst Zakelijk, het belastingportaal voor ondernemers, waarop je inlogt met DigiD of eHerkenningsmiddel. Heb je na twee weken geen reactie, neem dan contact op met de Belastingtelefoon (0800 05 43).

Houd daarnaast een administratie bij; dat hoort bij het starten van een webshop. Maakt je webshop winst, dan ziet de Belastingdienst je waarschijnlijk als ondernemer voor de inkomstenbelasting. Je betaalt dan belasting over de winst uit je onderneming.

Voor sommige goederen of diensten geldt een vrijstelling. Verkoop je aan klanten in een ander land binnen de Europese Unie, dan krijg je te maken met andere regels, bijvoorbeeld voor de btw. Lever je goederen buiten de Europese Unie? Dan moet je aan extra eisen voldoen.

Verkoop je via dropshipping aan consumenten in de EU of werk je met internationale leveranciers? Let dan extra op de btw-regels en productaansprakelijkheid. Bedrijfsactiviteiten wijzigen of toevoegen kan gevolgen hebben voor bijvoorbeeld je belastingen, verzekeringen of vergunningen.

Webshop aan huis: check je gemeente

Start je een webwinkel vanuit huis, zorg dan dat je buren geen overlast hebben. Denk aan extra verkeer van pakketdiensten naar je adres.

Check het omgevingsplan van je gemeente om te zien wat wel en niet mag op je adres. Stel de gemeente ook op de hoogte van je webwinkel aan huis. Controleer ook of je webwinkel past in het bestemmingsplan.

Wat zet je na de inschrijving op je webshop?

Je moet je bezoekadres, e-mailadres en telefoonnummer op je site vermelden. Vermeld daarnaast duidelijk wat je aanbiedt.

Je website moet volledige duidelijkheid geven over de identiteit van je bedrijf: naast je adresgegevens zet je je KvK-nummer en je btw-nummer op de site. Je btw-nummer krijg je van de Belastingdienst. Je ontvangt een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer (btw-id). Algemene voorwaarden zijn niet verplicht, maar wel aan te raden om de aansprakelijkheid van je onderneming te beperken.