Btw voor webshops: tarieven, aangifte en drempels

Btw-tarieven voor je webshop: 21%, 9% en 0%

Voor webshopverkopen gelden vrijwel dezelfde btw-regels als voor een fysieke winkel. Het standaardtarief is 21%; voor bepaalde producten zoals eten, drinken en medicijnen geldt 9%. Het nultarief van 0% geldt in enkele gevallen, bijvoorbeeld voor goederen die naar het buitenland worden uitgevoerd en daar worden verbruikt. Die vallen niet onder de Nederlandse omzetbelasting, dus je betaalt geen btw.

Je bepaalt zelf het juiste tarief per product en zorgt voor de juiste bedragen in je aangifte. Breng daarom in kaart waar je klanten wonen, hoeveel omzet je per land haalt en welk btw-tarief daar geldt. Die productindeling bepaalt ook je webshopinrichting: bij een gemengd assortiment leg je per product of productgroep het tarief vast.

Binnenlandse verkoop en je gewone btw-aangifte

Heb je klanten in Nederland, dan gelden de gebruikelijke btw-tarieven, vaak 21%. De btw die je hun in rekening brengt, betaal je via de normale Nederlandse btw-aangifte aan de Belastingdienst. Binnenlandse verkoop vraagt dus geen aparte registratie of buitenlandse aangifte: die loopt mee in je reguliere aangiftereeks, met het bijbehorende aangiftetijdvak.

De EU-drempel van €10.000: één grens voor al je verkopen aan particulieren

Verkoop je aan particulieren in andere EU-landen, dan geldt één gezamenlijke EU-drempel van €10.000 per kalenderjaar, exclusief btw. Die grens geldt voor al je EU-verkopen aan particulieren samen, niet per land. De drempel omvat ook bepaalde digitale diensten, niet alleen goederen. Houd die teller actief bij, zodat je niet pas in november merkt dat je er in juli overheen ging.

Blijf je onder de drempel, dan mag je in beginsel Nederlandse btw blijven rekenen, bijvoorbeeld 21%, en die via je normale aangifte afdragen. Kom je erboven, dan reken je vanaf dat moment het btw-tarief van het land van je klant: Duitse btw voor een Duitse klant, Belgische voor een Belgische.

De hoofdregel: bij verkoop aan een consument in een ander EU-land geldt de btw van dat land. Bij goederen komt dat doordat de plaats van levering het land van aankomst is; bij digitale diensten doordat de plaats van dienst de woonplaats van je klant is.

Het gaat om leveringen aan consumenten en andere klanten die zelf geen btw-aangifte doen. Daaronder vallen naast particulieren ook ondernemers die uitsluitend vrijgestelde prestaties leveren en rechtspersonen die geen ondernemer zijn — maar alleen zolang zij in hun eigen land onder de drempel voor btw-plichtige inkopen blijven.

Eenloketsysteem (OSS): buitenlandse btw aangeven via Nederland

Zonder regeling moet je je in elk EU-land met klanten apart registreren. Het eenloketsysteem (One Stop Shop, OSS of Unieregeling) voorkomt dat: je geeft alle buitenlandse EU-btw op via één Nederlandse aangifte bij de Belastingdienst.

Zo werkt het: registreer je via Mijn Belastingdienst Zakelijk voor de Unieregeling. Reken per verkoop het btw-tarief van het land van je klant, houd per land omzet, tarief en btw bij en dien elk kwartaal een OSS-aangifte in. Betaal met de bijbehorende referentie.

De deadlines liggen vast: 30 april, 31 juli, 31 oktober en 31 januari. Anders dan bij je gewone btw-aangifte moet je ook een nihil-aangifte doen als je in een kwartaal niets verkocht. De OSS-administratie bewaar je tien jaar, gerekend vanaf het einde van het jaar van de transactie. Dat is langer dan de zeven jaar voor je gewone administratie.

Voor- en nadelen van het OSS-systeem voor webshops

Afstandsverkopen: wanneer valt je verkoop onder de EU-regels?

De EU-regels voor goederen heten regels voor afstandsverkopen. Een afstandsverkoop is een verkoop aan een klant in een ander land waarbij jij of iemand voor jouw rekening de goederen naar die klant verzendt. Wie het pakket verstuurt, bepaalt of de hele regeling geldt.

Haalt je klant de goederen zelf op of regelt hij zelf een vervoerder zonder dat jij helpt of bemiddelt, dan is er geen afstandsverkoop. De gewone btw-regel blijft gelden en buitenlandse registratie komt niet aan de orde.

Help je wel mee — bijvoorbeeld door een vervoerder aan te bevelen, het pakket aan te melden of verzendkosten te innen — dan geldt dat als vervoer voor jouw rekening. Ook indirecte tussenkomst telt mee. Welke handelingen precies als helpen organiseren gelden, staat nergens uitputtend opgesomd.

Je moet het ook kunnen aantonen: kan je administratie niet aannemelijk maken dat je klant het vervoer volledig zelf regelde, dan gaat de Belastingdienst uit van een afstandsverkoop en is buitenlandse btw alsnog verschuldigd. Die btw kun je dan niet meer aan je klant doorberekenen. Bouw daarom geen bedrijfsmodel dat alleen op deze uitzondering leunt. Goederen die je onder de margeregeling verkoopt, vallen buiten de regeling voor afstandsverkopen.

Verkopen aan zakelijke klanten met een btw-nummer

Krijg je van je afnemer een geldig btw-nummer, dan gelden de regels voor zakelijke levering, niet de consumentenregels. De OSS-drempel van €10.000 is dan niet van toepassing.

Het btw-nummer bepaalt welk regime geldt; controleer het daarom in je orderproces. Leg vóór je de transactie als zakelijke levering behandelt vast welk nummer je hebt ontvangen en bij welke order. Zonder geldig nummer valt dezelfde order in het consumentenspoor, met bijbehorende tarieven en administratie.

Buiten de EU: 0% bij export en lokale regels in het klantland

Goederen die naar het buitenland worden uitgevoerd en daar worden verbruikt, kunnen onder het nultarief vallen. Ze vallen dan buiten de Nederlandse omzetbelasting en je berekent geen Nederlandse btw.

Voor landen buiten de EU ben je vaak afhankelijk van de lokale tarieven. Houd daarom in je aangifte rekening met het tarief in het klantland; anders riskeer je dat je daar te weinig of verkeerd hebt aangegeven.

Inkopen uit andere EU-landen: intracommunautaire verwerving en btw verleggen

Koop je goederen uit een ander EU-land die in Nederland worden afgeleverd, dan krijg je meestal een factuur met 0% btw. In Nederland betaal je vervolgens btw over deze aankoop; dat heet een intracommunautaire verwerving. Bij diensten uit andere EU-landen staat op de factuur 'btw verlegd'.

Bepaal eerst onder welk Nederlands btw-tarief de goederen en diensten vallen. Vermenigvuldig de verkoopprijs met dat tarief; de uitkomst is de btw die je in je aangifte opgeeft. Krijg je een factuur in een vreemde valuta, reken het bedrag dan voor je btw-aangifte om naar euro's.

Voor sommige goederen en diensten die je afneemt, gelden andere regels. Die staan in de uitzonderingen bij de aankoop van specifieke goederen, in bijzondere situaties en bij diensten uit andere EU-landen. Verricht je uitsluitend vrijgestelde prestaties of ben je een rechtspersoon die geen ondernemer is, dan geldt voor het kopen van goederen uit EU-landen een drempelbedrag.

Platformverkoop: wanneer het platform geacht wordt de goederen te leveren

Bij verkoop via een platform kan de platformfictie gelden: in bepaalde gevallen wordt het platform voor de btw geacht de goederen zelf te leveren. Dat geldt vooral voor goederen die van buiten de EU worden ingevoerd en bij een zending tot €150 aan een particulier in de EU worden verkocht.

Het geldt ook voor goederen die een verkoper van buiten de EU vanuit een EU-opslagplaats levert. Dan ontstaan twee leveringen voor de btw: van jou aan het platform en van het platform aan de klant. Je administratie moet per order laten zien of jouw levering onder de fictie valt en hoe de leveringen voor de btw worden behandeld.

Je administratie per transactie: bewijs het land van je klant

Je administratie moet per transactie de datum van levering, het land van vertrek en van bestemming, het soort goederen en de grondslag tonen. Daarnaast leg je het toegepaste tarief, de verschuldigde btw en het bewijs waarop je het bestemmingsland baseert vast.

Je moet kunnen onderbouwen waar je klant zit. Regel dat in je systeem, niet achteraf per bestelling: leg het land vast zodra de order binnenkomt en bewaar de onderbouwing bij de transactie.

Wat moet je bewaren voor je btw-administratie?

Btw en OSS instellen in je webshopsoftware

In Shopify ga je naar Instellingen > Douanerechten en belastingen. Kies bij de regio-instellingen voor Europese Unie en activeer btw innen door je btw-nummer in te vullen bij 'Btw innen in een EU-land'. Gebruik je de One Stop Shop, vul dan je btw-nummer in bij EU (OSS) onder 'Innen met een One Stop Shop (OSS)-registratie'.

Tarieven stel je per productgroep in, zodat je bijvoorbeeld een verlaagd tarief voor bepaalde producten kunt toepassen. Per productcollectie kun je een override toevoegen; ga daarvoor naar Producten > Collecties en pas het juiste btw-tarief toe.

Controleer bij Belastingen en Douane ook de instellingen voor verzendkosten, want die zijn in Nederland vaak btw-plichtig. Het platform berekent de btw automatisch op basis van de locatie van de klant; controleer regelmatig of de tarieven kloppen.

Werk je met Hostnet, log dan in op je webshop via Mijn Hostnet. Ga in het linkermenu naar Instellingen > Btw & Verzenden om daar de btw-instelling te plaatsen.

Stappenplan: Btw instellen in Shopify voor OSS